Home » Informasi » Penyetaraan Ijazah: Syarat dan Prosedur yang Harus Diikuti

Penyetaraan Ijazah: Syarat dan Prosedur yang Harus Diikuti

Penyetaraan Ijazah. Setelah menyelesaikan pendidikan di luar negeri, sebagian besar akan mengurus penyetaraan ijazah. Proses penyetaraan ini diperlukan bagi sejumlah orang untuk memenuhi persyaratan atau permintaan dari perusahaan tempat mereka bekerja. Yakni perusahaan di dalam negeri atau yang berbasis di Indonesia.

Lalu, apakah proses penyetaraan terhadap ijazah pendidikan luar negeri ini wajib? Kemudian apa saja persyaratan dan juga prosedur untuk mengajukannya? Berikut informasi detailnya.

Apa Itu Penyetaraan Ijazah?

Istilah penyetaraan terhadap ijazah sangat familiar bagi lulusan sekolah maupun kampus luar negeri. Beberapa lulusan luar negeri memang setelah menyelesaikan studinya memutuskan untuk pulang ke negara sendiri. Beberapa memutuskan untuk berkarir di sejumlah perusahaan di Indonesia.

Beberapa perusahaan kemudian memberi kewajiban bagi calon karyawannya yang lulus dari luar negeri untuk melakukan penyetaraan terhadap ijazah pendidikan mereka. Penyetaraan ijazah sendiri adalah proses untuk menyetarakan ijazah pendidikan di luar negeri dengan ijazah di Indonesia.

Hal ini berhubungan dengan kurikulum dan aspek lain yang menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan pendidikan di luar negeri. DImana memang berbeda dengan yang diterapkan di Indonesia. Sehingga untuk ijazah tertentu dari luar negeri dengan gelar yang berbeda di Indonesia kemudian disetarakan sesuai aturan pemberian ijazah yang berlaku.

Misalnya saja untuk lulusan S3 di luar negeri, yang di sejumlah negara diberi gelar Ph.D sementara di Indonesia diberi gelar Doktor. Lewat proses penyetaraan yang dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku. Maka ijazah S3 luar negeri dengan gelar berbeda ini bisa dianggap setara dengan S3 atau gelar Doktor di Indonesia.

Apa Tujuan Penyetaraan Ijazah?

Sesuai dengan penjelasan di atas, maka tujuan dari penyetaraan ijazah bukan untuk membuat ijazah luar negeri diakui atau tidak di Indonesia. Melainkan untuk membuatnya setara dengan jenjang pendidikan yang ada di Indonesia. Atau setara dengan ijazah yang berlaku di Indonesia.

Penyetaraan ini apakah wajib? Jawabannya adalah tidak, karena dari pemerintah sendiri tidak mewajibkan lulusan luar negeri yang masuk atau kembali ke Indonesia untuk mengurus SK penyetaraan. Prosedur ini diberikan dan diterapkan untuk memenuhi kebutuhan sejumlah perusahaan di tanah air.

Sehingga perusahaan-perusahaan tertentu bisa mengetahui ijazah dari luar negeri tersebut setara dengan ijazah jenjang pendidikan apa dan di jurusan apa di Indonesia. Sebab sekali lagi, aturan mengenai penerbitan ijazah di luar negeri dengan di Indonesia besar kemungkinan berbeda. Mayoritas memang berbeda, maka dilakukan penyetaraan.

Sehingga, tidak semua lulusan luar negeri kemudian mengurus proses penyetaraan terhadap ijazah pendidikan yang dimilikinya. Keputusan untuk mengurus SK penyetaraan ini disesuaikan dengan ada tidaknya syarat di perusahaan tempat lulusan tersebut menaruh lamaran pekerjaan.

Jika perusahaan yang dilamar tidak memiliki syarat untuk melakukan penyetaraan ijazah. Maka lulusan luar negeri tidak perlu mengurus proses penyetaraan tersebut.

Syarat Penyetaraan Ijazah

Penyetaraan ijazah kemudian dilakukan dengan prosedur yang sudah diatur dan ditata oleh Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Saat ini prosesnya bisa dilakukan penuh secara online, setelah di tahun-tahun sebelumnya pemohon bisa mengajukan online dan offline.

Pengajuan secara offline tentunya dilakukan langsung ke kantor Kemenristek Dikti. Sementara untuk pengajuan online dilakukan melalui laman khusus yakni di http://ijazahln.dikti.go.id/index.php

Sebagaimana prosedur pengajuan dokumen apapun di Indonesia, proses ini juga disertai dengan sejumlah syarat. Syarat untuk penyetaraan pada ijazah luar negeri terbagi menjadi tiga. Yaitu:

1. Syarat Wajib Penyetaraan Ijazah

Syarat yang pertama adalah syarat wajib, sifatnya wajib dipenuhi oleh semua pemohon penyetaraan pada ijazah luar negeri yang dimiliki. Tidak peduli menempuh pendidikan di negara mana, jurusan mana, universitas mana, dan sebagainya. Syarat yang masuk ke kategori ini wajib dipenuhi.

Lalu, apa saja persyaratannya? Persyaratannya bisa dikatakan bersifat standar yang tentu jauh lebih mudah dipenuhi dibanding jenis syarat kedua yang nanti dijelaskan di bawah. Berikut detail syarat wajib untuk pengajuan penyetaraan ijazah:

a. Scan Ijazah Pendidikan

Syarat wajib yang pertama adalah scan ijazah pendidikan luar negeri asli dan berwarna. Bisa menggunakan ijazah asli yang menggunakan bahasa di negara tempat ijazah tersebut diterbitkan. Bisa juga menggunakan ijazah hasil terjemahan.

Hasil terjemahan ini diwajibkan untuk menyertakan pihak penerjemah. Sebab diwajibkan diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah, baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris. Sehingga pemohon bisa memilih hendak menggunakan bahasa asli atau yang sudah diterjemahkan.

b. Scan Transkrip Akademik

Syarat yang kedua adalah transkrip akademik atau yang lebih familiar disebut sebagai transkrip nilai. Sama seperti ijazah, scan dari transkrip akademik asli dan berwarna. Bisa dalam bahasa asli atau dalam terjemahan, baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris.

Jika merupakan hasil terjemahan, maka diwajibkan untuk melampirkan pihak penerjemah. Sebab pihak yang bisa menerjemahkan ijazah luar negeri adalah penerjemah tersumpah, yang tentu tidak bisa asal dilakukan oleh seseorang yang mahir bahasa asing.

c. Scan Seluruh Halaman Paspor

Berikutnya adalah scan seluruh halaman paspor, sehingga dimulai dari halaman pertama sampai halaman akhir. Termasuk halaman kosong yang umum tersedia di dalam paspor. Hasil scan berwarna dan diurutkan sesuai dengan halaman paspor tersebut.

Scan paspor dalam syarat pengajuan penyetaraan ijazah dijadikan satu file, misalnya dijadikan satu file format PDF atau format lain yang ditentukan oleh Kemenristek Dikti. Sedangkan untuk lulusan program research based dan program sandwich, visa studi dapat diganti dengan visa kunjungan.

d. Scan Ijazah Pendidikan Sebelumnya

Syarat berikutnya adalah hasil scan ijazah pendidikan sebelumnya, jika melanjutkan studi S2 di luar negeri. Maka bisa melampirkan hasil scan ijazah jenjang S1 yang ditempuh sebelumnya. Bagaimana jika pendidikan S1 juga dilakukan di luar negeri?

Jika sudah pernah mengurus penyetaraan pada ijazah S1 tersebut, maka yang dilampirkan adalah SK penyetaraan. Jika belum, maka melampirkan ijazah S1 yang sudah discan dan berwarna. Sehingga tinggal disesuaikan dengan kondisi masing-masing pemohon.

e. Informasi Mengenai Program Studi yang Diambil

Berikutnya adalah semua informasi mengenai program studi yang diambil di luar negeri. Mencakup informasi mengenai kurikulum pendidikan yang diterapkan disana. Sekaligus mengenai silabus yang diterapkan juga di sekolah atau kampus luar negeri tempat menempuh pendidikan.

2. Syarat Khusus Penyetaraan Ijazah

Sedangkan pada syarat yang kedua disebut dengan istilah syarat khusus. Sesuai namanya, syarat ini berlaku secara khusus untuk lulusan luar negeri dengan kriteria tertentu. Jadi, beberapa ijazah untuk jenjang pendidikan tertentu, menempuh pendidikan di negara tertentu, dan aspek lain.

Memiliki kewajiban untuk memenuhi persyaratan khusus ini. Diantaranya adalah:

a. Disertasi Lengkap

Syarat khusus yang pertama adalah ditujukan bagi siapa saja yang menempuh pendidikan S2 di luar negeri. Tugas akhir yang disusun adalah disertasi, dan disertasi inilah yang perlu dilampirkan dalam dokumen persyaratan pengajuan penyetaraan ijazah.

Jadi, soft file disertasi yang telah disusun kemudian dikirimkan. Format file disesuaikan dengan ketentuan yang ada. Biasanya dalam satu judul penuh, sehingga dikirimkan satu file berisi keseluruhan halaman hasil disertasi yang disusun tersebut. Tidak dipisah-pisah dan tidak dikirimkan per halaman.

b. Tesis Lengkap

Sedangkan untuk lulusan S3 atau Doktoral di luar negeri, baik yang mendapat gelar Doktor maupun Ph.D diwajibkan untuk melampirkan tesis yang disusun. Skemanya sama seperti disertasi, yakni dikumpulkan secara penuh dan dalam satu file utuh.

c. CDGDC

Sedangkan bagi lulusan universitas atau sekolah di China, maka ada kewajiban melampirkan CDGDC atau China Academic Degree and Graduate Education Development Center. CDGDC di negara China adalah lembaga yang bertugas secara khusus untuk memverifikasi ijazah.

Sehingga dengan hasil verifikasi lembaga tersebut, pemilik ijazah dipastikan memang memiliki ijazah asli. Terbukti benar-benar menempuh pendidikan di sekolah atau perguruan tinggi dan informasi lain yang tercantum di dalam ijazah. Namun, di luar China tidak ada kewajiban melampirkan dokumen ini.

d. Publikasi Artikel Ilmiah

Bagi lulusan di jenjang Doktor atau S3 maka biasanya oleh pihak universitas diwajibkan melakukan publikasi artikel ilmiah. Maka hasil publikasinya, baik dalam jurnal internasional maupun dalam proceeding wajib dilampirkan.

Sedangkan untuk universitas yang tidak ada kewajiban ini, maka pemohon perlu melampirkan surat keterangan. Surat keterangan ini menjelaskan memang kebijakan di universitas tersebut tidak ada kewajiban melakukan publikasi ilmiah.

3. Syarat Tambahan Penyetaraan Ijazah

Selain dua syarat di atas, pada saat mengajukan penyetaraan ijazah juga akan menjumpai syarat tambahan. Syarat ini tidak wajib dan akan muncul jika kondisi memang mewajibkan persyaratan ini untuk dipenuhi. Adapun beberapa syarat tambahan adalah sebagai sebagai berikut:

Progress report yang ditandatangani penyelia yang berisi catatan-catatan pada saat melakukan bimbingan selama riset.
Surat tugas belajar yang dikeluarkan oleh sekretariat negara bagi pemohon yang statusnya adalah PNS (Pegawai Negeri Sipil).
Bagi lulusan program double degree wajib melampirkan ijazah dan transkrip akademik perguruan tinggi dalam negeri pada program studi yang ditempuh dan dokumen MoU antar perguruan tinggi.
Bagi lulusan program joint degree wajib melampirkan dokumen MoU antar perguruan tinggi.
Bagi pemohon yang perguruan tingginya belum terdaftar dalam aplikasi penyetaraan ijazah. Wajib melampirkan surat pengakuan terhadap perguruan tinggi tersebut dari pemerintah setempat atau badan akreditasi atau kantor perwakilan RI setempat.
Bagi pemohon yang memperoleh ijazah melalui program daring, dapat dipertimbangkan untuk disetarakan. Yakni apabila perguruan tinggi penyelenggara bereputasi tinggi. Sekaligus program daring tersebut diakui oleh pemerintah setempat sebagai program pendidikan formal yang sah.
Kronologi proses pembelajaran dari universitas yang bersangkutan dan surat keterangan full time student.
Resident card atau resident permit.
Kartu mahasiswa.
Apabila paspor dan visa hilang, wajib melampirkan:

Surat keterangan hilang dari kepolisian,
Surat keterangan dari universitas yang menerangkan bahwa pemohon pernah melakukan studi dan lulus dari universitas tersebut, dan
Surat keterangan dari KBRI yang menerangkan bahwa pemohon pernah tinggal dan studi di negara tersebut.

Baca Juga:

Prosedur Penyetaraan Ijazah

Setelah semua syarat yang disebutkan di atas diketahui, maka kemudian bisa menyiapkan semuanya sesuai dengan kondisi. Jadi, sesuaikan dengan ketentuan yang ada sehingga antara satu pemohon penyetaraan ijazah dengan pemohon lain bisa memiliki persyaratan yang berbeda.

Setelah persyaratan sudah selesai dikumpulkan atau dipenuhi, maka tinggal mengurus proses pengajuan. Berikut adalah alur prosesnya:

1. Membuat Akun IjazahLN

Tahap yang pertama adalah membuat akun IjazahLN terlebih dahulu. Yakni melalui situs http://ijazahln.dikti.go.id/index.php Prosesnya mudah dan cepat, tinggal mengisi sejumlah data pada formulir registrasi. Pastikan semua data benar, dan kemudian menyusun password yang nantinya digunakan untuk login secara berkala.

2. Melengkapi Persyaratan

Setelah pembuatan akun IjazahLN berhasil dilakukan, maka di tahap selanjutnya adalah melampirkan semua dokumen persyaratan yang sudah dijelaskan sebelumnya. Jadi, pastikan semua persyaratan sudah disiapkan dan sudah dijamin lengkap agar proses pengajuan tidak ada kendala.

Jika persyaratan penyetaraan pada ijazah pendidikan luar negeri sudah dilampirkan semuanya. Cek kembali apakah ada persyaratan yang masih kurang atau tidak. Selain itu cek kembali apakah dokumen sudah terunggah sempurna atau belum melalui jendela yang tersedia di website.

Supaya proses melampirkan semua dokumen persyaratan ini berlangsung cepat dan bebas kendala atau resiko gagal diunggah. Maka perlu memastikan dulu jaringan internet sudah kondusif. Sebab jaringan internet yang naik turun meningkatkan resiko dokumen susah terunggah dan bahkan menjadi corrupt.

3. Proses Verifikasi

Jika sudah selesai melampirkan semua persyaratan, maka langkah berikutnya adalah menyimpan perubahan atau mengirimkan pengajuan tersebut. Setelahnya akan dilakukan proses verifikasi oleh tim verifikator dari Kemenristek Dikti. Tujuannya adalah untuk mengecek semua dokumen persyaratan sudah benar dan lengkap.

Selain itu, juga untuk memastikan tidak ada dokumen yang menyalahi aturan. Misalnya ijazah palsu, mengubah atau mengedit informasi tertentu di ijazah, dan lain sebagainya. Maka proses ini berlangsung beberapa hari, antara 2-7 hari kerja.

Lama tidaknya tergantung pada jumlah dokumen dan kualitas dokumen tersebut. Jika lengkap dan terbaca jelas maka prosesnya tentu lebih cepat. Maka di awal perlu dipastikan semua dokumen di scan dengan baik dan masih sangat jelas terbaca.

4. Penerbitan dan Pengambilan SK Penyetaraan Ijazah

Tahap akhir dari proses pengajuan penyetaraan pada ijazah luar negeri adalah penerbitan dan pengambilan SK. Jadi jika tim verifikator sudah mengecek semua dokumen dan sudah sesuai dengan ketentuan yang ada. Maka akan berlanjut ke tahap ini, dimana penerbitan SK Penyetaraan dilakukan.

Kemudian pemohon bisa mengambil SK penyetaraan tersebut langsung ke kantor Kemenristek Dikti. Bagaimana jika tidak bisa mengambil sendiri? Maka diperbolehkan untuk diwakilkan. Hanya saja perwakilan diwajibkan membawa surat kuasa, sehingga benar-benar ditunjuk pemohon untuk mengambil SK tersebut.

Berapa Lama Proses Penyetaraan Ijazah?

Lalu, apakah mengajukan penyetaraan terhadap ijazah luar negeri memakan waktu yang lama? Pada dasarnya tidak, sebab proses menunggu adalah ketika proses verifikasi dari tim verifikator Kemenristek Dikti dilakukan. Itupun bisa hanya berlangsung 2 hari saja, sehingga setelahnya bisa langsung mengambil SK penyetaraan.

Paling lama adalah 7 hari, dihitung hari kerja. Jadi misalnya mengajukan permohonan di hari Jumat, maka kemungkinan besar penerbitan SK dan pengambilan baru bisa dilakukan di hari Selasa minggu depannya. Jika dilakukan di hari Selasa, maka pengambilan SK pada hari Kamis minggu depannya.

Hanya saja karena proses verifikasi bisa hanya berlangsung 2 hari atau lebih sedikit, yang artinya tidak selalu memakan waktu 7 hari. Maka bisa rutin mengecek email atau login ke akun IjazahLN. Sehingga bisa langsung tahu jika SK penyetaraan ijazah sudah turun. Jika sudah tinggal mengatur jadwal untuk mengambilnya di kantor Kemenristek Dikti.

Artikel Terkait: